Egy vállalkozás folyamatos ügymenettel működik, ezért ha bármi okból megakad ez a folyamat, akkor ez anyagilag is jelentős terhet jelenthet. A költözés egy olyan előre látható esemény, amit mindenképpen érdemes alaposan előkészíteni és nem szabad váratlanul és hirtelen belevágni, hiszen ebben az esetben akár káoszba is fulladhat.
Elkeveredett dokumentumok, elhúzódó költözés, megsérült gépek, irodatechnikai eszközök jelezhetik, hogy valamit nem jól csináltunk. Ennek elkerülése elengedhetetlen egy felelős vezető számára, ezért olyan költöztető céggel kell szerződést kötni, aki nem csupán a költözés napján jelentkezik, hanem előzetesen tervezéssel segíti ezt a folyamatot.
Miért kell tervezni az irodaköltöztetést?
A Promove szakemberei azt vallják, hogy az előzetes tervezés elengedhetetlenül szükséges az iroda költöztetés során. Ekkor ugyanis számba veszik a cég összes holmiját, így nem fordulhat elő az, hogy a költözés után valami nem kerül elő.
A pontos ütemtervet is el kell készíteni, ez biztosítja, hogy a pakolás gyors és pontos legyen, minden egyes doboz és eszköz a megfelelő helyre kerüljön és a munkaidő-kiesés minimalizálódjon.
Hogyan indul a tervezési folyamat?
A költöztető céggel a lehető leghamarabb fel kell venni a kapcsolatot, hogy az időpont le legyen fixálva. Bár általában a hétvégi munka feláras, mégis érdemes átgondolni ezt a lehetőséget, hiszen ez esetben a hétfői munkanappal akár időkiesés nélkül, azonnal újra is indulhat a munka.
A profi költöztető cég emellett részt vesz a tervezésben, sőt, kialakult rutinja segítségével egyszerűbbé és átláthatóbbá is teszi azt. A vállalat részéről mindenképpen egy felelős koordinátor kinevezésére lesz szükség, aki pontosan kézben tartja ezt a műveletet és minden egyes fázisban elérhető.
A tervezés részletei
A koordinátor feladata lesz az, hogy számba vegye a vállalkozás dolgait. Pontos lista kell mindenről, melyben a prioritásokat is jelezni kell. Fontos, hogy a gyártó eszközök kerüljenek először a helyükre, a leselejtezett dolgok vagy dokumentumok ráérnek. Ha átmeneti raktározásra is szükség van, akkor a raktározandó dolgokat is meg kell jelölni a listában.
A kidolgozott tervnek pontosnak kell lennie és a költöztető céggel együtt át kell beszélni a megvalósíthatóságot. Ha a terv kész és mindkét fél jóváhagyta, akkor nincs más hátra, mint magának a költözésnek a lebonyolítása.
A költözés napján
A koordinátor fogja kézben tartani az összes folyamatot, ezért az ő személyes jelenléte és telefonos elérhetősége az egyik legfontosabb tényező a siker szempontjából. Mindkét telephelyen gondoskodni kell a rakodók bejutási lehetőségéről, hogy a gondosan összepakolt, felcímkézett és pontos érkezési helyszínt is tartalmazó dobozokat, eszközöket az adott helyre el tudják juttatni.
A céges költözés nagy felkészültséget, hosszas előkészületet és lépésről lépésre átgondolt tervezést igényel, amelyhez a költöztető cég kimunkált és világos segítséget nyújt, ezáltal pedig a költöztetés sikere garantált lesz.